La auditoria de gestión es un proceso que, consta de tres fases:
El Planeamiento
La ejecución y
El informe.
Es motivo del presente artículo tratar sobre la primera fase: El planeamiento.
Esta fase se desarrolla mediante tres pasos, que son: 1) El Conocimiento inicial de las actividades y operaciones de la entidad o programa a examinar, 2) Análisis preliminar de la entidad y plan de revisión estratégica y c) Formulación del reporte de revisión estratégica y plan de auditoria.
El planeamiento de la auditoria se refiera a la determinación de los objetivos y alcance de la auditoria, el tiempo que requiere, los criterios, la metodología a aplicarse y la definición de los recursos que se consideran necesarios para garantizar que el examen cubra las actividades más importantes de la entidad, los sistemas y sus correspondientes controles gerenciales.
Mediante el planeamiento, se garantiza que el resultado de la auditoria satisfaga sus objetivos y tenga efectos productivos. Este proceso, pretende establecer un adecuado equilibrio entre los objetivos y alcance de la auditoria, el tiempo disponible para ejecutarla y, el número de horas que debe trabajar el personal profesional para lograr un nivel óptimo en el uso de los recursos destinados para la auditoria.
La fase de planeamiento de la auditoria de gestión comprende dos etapas: Revisión general y revisión estratégica, teniendo como elementos los siguientes:
La revisión general:
- Conocimiento inicial de la entidad a examinar; que implica el diseño de una estrategia general para entender la forma en que conducen sus actividades y operaciones, con el objeto de evaluar la importancia de los objetivos de auditoria probables y la factibilidad de lograrlos. Durante esta etapa se obtendrán información sobre: Los fines, objetivos y metas; los recursos autorizados; los sistemas y controles gerenciales; la importancia de la auditoria y necesidades de los usuarios del informe; El seguimiento de medidas correctivas de auditorias anteriores; las fuentes de información para el planeamiento; y la información proveniente del Órgano de Auditoria Interna.
- Análisis preliminar de la entidad y plan de revisión estratégica; en la que partiendo de la información recopilada en el paso anterior, el auditor encargado del examen debe elaborar el análisis preliminar de la entidad considerando los siguientes puntos: El ambiente de control interno, factores externos e internos, áreas generales de revisión y las fuentes de criterio aplicables. Esta información deberá ser incluida en el plan de revisión estratégica a desarrollar en la entidad, programa o proyecto a examinar. Son factores del ambiente del control interno, la integridad y los valores éticos, la asignación adecuada de autoridad y responsabilidad teniendo en cuenta el principio de subsidiariedad, la estructura organizacional y las políticas de administración de recursos humanos.
El auditor debe tener suficiente conocimiento del ambiente de control interno para comprender la actitud y las acciones adoptadas por la gerencia y alta dirección de la entidad, con respecto a los controles y su efecto colectivo. Cabe mencionar que, la estructura organizacional de una entidad proporciona el marco dentro de la cual se planean, ejecutan, controlan y supervisan sus actividades, a fin de lograr los objetivos y metas establecidos. Así también, el auditor debe tratar de identificar aquellas situaciones que pueden impactar en forma negativa en el desarrollo de sus actividades e incluso, en el logro de los objetivos y metas establecidos.
Revisión Estratégica:
- Ejecución del plan de revisión estratégica; aquí el auditor encargado deberá reunirse con los funcionarios gerenciales de la entidad para presentar a los miembros del equipo de auditoria que tendrán a su cargo el desarrollo de los trabajos. Se ejecutarán las siguientes actividades:
o Aplicación de pruebas preliminares,
o Comprensión del ambiente de control interno,
o Identificación de factores externos e internos,
o Definición de criterios de auditoria,
o Descripción de los sistemas y controles gerenciales,
o Identificación de los asuntos más importantes.
En esta etapa el auditor debe llevar a cabo las tareas siguientes:
a) Confirmación y análisis de la información obtenida en la etapa anterior. Debe comprobarse la veracidad de la información acumulada en torno a la entidad, así como su aplicación efectiva, utilizando procedimientos tales como:
a. Confirmación de programas o sistemas.
b. Confrontación entre los propósitos de la entidad,
c. Confirmación de la utilización de los recursos en actividades propias de la entidad,
b) Protección de activos y recursos.
c) Confirmación del entendimiento de las estrategias y los procedimientos operativos, así como de los sistemas y controles gerenciales más importantes.
d) Identificación de cualquier debilidad significativa en los procedimientos gerenciales.
e) Revisión de los sistemas e informes sobre medición de rendimiento, incluyendo los informes de evaluación de resultados del programa.
Al igual que en la etapa de revisión general, se tendrá en cuenta los términos a que se hace referencia con respecto al ambiente de control interno.
- Preparación del reporte de revisión estratégica; en este paso el auditor debe formular un reporte que comunique a los niveles de decisión correspondiente los resultados obtenidos y su propuesta de estrategias para las fases siguientes del examen. Este reporte, constituye uno de los elementos más importantes del proceso de planeamiento de la auditoria. Este documento es elaborado por el auditor encargado y supervisor, y es aprobado por el nivel gerencial correspondiente. Tiene como propósito, comunicar a los niveles gerenciales del organismo superior de control, al comité de asesoría y jefatura de auditoria interna, en los casos en que sea aplicable, un mayor conocimiento y comprensión de la entidad, programa o actividad a ser examinada, sus áreas más importantes, los sistemas y controles administrativos aplicables; y lograr el apoyo necesario en cuanto a la importancia de los aspectos seleccionados como asuntos importantes para ser incluidos en el plan de auditoria.
- Elaboración del plan de auditoria; es la etapa final de la revisión estratégica y constituye la formulación del proyecto de plan de auditoria que debe ser elaborado por el auditor encargado y supervisor y presentado conjuntamente con el reporte de revisión estratégica. Este documento constituye el instrumento de conducción del proceso de auditoria. Se elabora al final de la fase del planeamiento, en cuyo texto se resume las decisiones más importantes relativas a la estrategia adoptada para el desarrollo de la auditoria de gestión.
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