Aspectos definidores A lo largo de todo el trabajo de auditoría, el auditor debe guardar las pruebas evidentes de lo realizado, no solo como recordatorio fundado de su actuación con las necesarias matizaciones para emitir el informe, sino como medio de demostrar, en cualquier momento, la amplitud y la evidencia de los hechos, y poder expresar los procedimientos de auditoría utilizados, así como la interpretación dada en cada caso a los hechos, con las conclusiones obtenidas.
Estas pruebas, deben ser conservadas en lugar protegido, donde no puedan ser inspeccionadas por terceros ajenos al auditor o equipo de auditores. No deberán destruirse antes de que haya transcurrido el tiempo que establecen las obligaciones derivadas de las leyes y de las necesidades de la práctica profesional. Su destrucción o pérdida, así como la difusión no autorizada, acarrearía responsabilidad para el auditor.
Estructura de contenidos.
Cuando hablamos de papeles de trabajo, nos estamos refiriendo al conjunto de documentos preparados por un auditor, que le permite disponer de una información y de pruebas efectuadas durante su actuación profesional en la empresa, así como las decisiones tomadas para formar su opinión.
Su misión es ayudar en la planificación y la ejecución de la auditoría, ayudar en la supervisión y revisión de la misma y suministrar evidencia del trabajo llevado a cabo para respaldar la opinión del auditor.
Han de ser detallados y completos los papales de trabajo y deben estar diseñados para presentar la información requerida de forma clara y plena de significado. Estos deben elaborarse en el momento en que se realiza el trabajo y son propiedad del auditor, quien debe adoptar las medidas oportunas para garantizar su custodia sin peligro y su confidencialidad.
En cuanto a los objetivos de los papeles de trabajo podemos indicar los siguientes: - Servir como evidencia del trabajo realizado y de soporte de las conclusiones del mismo.
Ø Presentar informes a las partes interesadas.
Ø Facilitar los medios para organizar, controlar, administrar y supervisar el trabajo ejecutado en las oficinas del cliente.
Ø Facilitar la continuidad del trabajo en el caso de que un área deba ser terminada por persona distinta de la que la inició.
Ø Facilitar la labor de revisiones posteriores y servir para la información y evaluación personal.
Tipos de papeles de trabajo.
En función de la fuente de la que procedan los papeles de trabajo, éstos se podrán clasificar en tres grupos:
a. Preparados por la entidad auditada. Se trata de toda aquella documentación que la empresa pone al servicio del auditor para que pueda llevar a cabo su trabajo: estados financieros, memoria, escritura, contratos, acuerdos
b. Confirmaciones de terceros. Una parte del trabajo de auditoría consiste en la verificación de los saldos que aparecen en el balance de situación a auditar.
c. Preparados por el auditor. Este último grupo estará formado por toda la documentación elaborada por el propio auditor a lo largo del trabajo a desarrollar: cuestionarios y programas, descripciones, detalles de los diferentes capítulos de los estados financieros, cuentas, transacciones.
Sistemas de archivo.
Un complemento necesario a los papeles de trabajo lo constituye el archivo de trabajo. En él deben figurar recopilados todos los documentos utilizados en la actuación profesional, así como cuantas informaciones se consideren de interés, tanto para el presente como para el futuro.
Se pueden distinguir dos tipos de archivos: expediente de ejercicio y permanente.
El contenido de este archivo se refiere a documentos y papeles de trabajo cuya vigencia se limita al período de realización de la auditoría.
a. Archivo general
Agrupa toda información referente a la organización de la auditoría, al mismo tiempo recogerá la documentación en la que se han ido reflejando los principales problemas que se han planteado en la ejecución de la auditoría y las conclusiones a las que a ha ido llegando el auditor. De esta forma, podríamos destacar como apartados importantes de la sección general del expediente del ejercicio:
Ø Estados financieros a auditar
Ø Proceso de planificación y programas de auditoría
Ø Informe sobre el sistema de control interno contable
Ø Indicación de quién realizó los procedimientos de auditoría y cuándo fueron realizados
Ø Constancia de que el trabajo realizado por colaboradores ha sido supervisado y revisado
Ø Puntos de informe
Ø Correspondencia con el cliente y resumen de las conversaciones mantenidas
Ø Hechos posteriores
Ø Terminación de la auditoría
b. Archivo por áreas de trabajo
En este segundo apartado se agruparán todos los papeles de trabajo que recogen la información relativa a cada una de las áreas en que se ha dividido la empresa a efectos de la realización del mismo. Los puntos en que se ha de dividir esta sección serán:
1. Resumen de las partidas de los estados financieros:
2. Programas de auditoría para cada área
3. Pruebas de cumplimiento sobre saldos
4. Arqueos, conciliaciones, confirmaciones, inventarios, etc.
El archivo permanente
Su finalidad es organizar los papeles de trabajo, de manera que se cuente con la información necesaria en cualquier momento sobre la empresa auditada.
Cuando el auditor interviene de forma continuada en una empresa, debe poner al día los datos, recogiendo los cambios que se produzcan y agregando los nuevos que sean de interés.
Entre otros datos, el archivo permanente deberá contener:
Ø Copia de los estatutos y de otros documentos de naturaleza jurídica, referidos a la vida social
Ø Otros documentos legales y contratos importantes
Ø La descripción de la empresa y de su actividad
Ø Un organigrama con la estructura de la dirección y la distribución de las principales funciones
Ø La descripción del sistema contable, incluyendo, en su caso, el tratamiento mediante ordenador
Ø Un cuestionario detallado de control interno o cualquier otro medio que permita apreciar la fiabilidad
Ø Una carta-propuesta, que exponga la manera en que el auditor conciba el trabajo a ejecutar y las responsabilidades que asumirá
Ø La respuesta del cliente, en que se recoja su conformidad a la propuesta
Ø La correspondencia o notas de las entrevistas con el cliente relacionadas con los problemas de control interno
Ø Los principios contables seguidos, la evolución de los principales ratios, de los beneficios y de las cuentas de reserva
Ø La descripción y justificación del procedimiento de auditoría seguido
Ø Indicaciones sobre las principales cuestiones puestas de manifiesto con motivo de cada auditoría, y la forma en que se trataron y resolvieron.
