OBJETIVOS Y ALCANCE DE LA AUDITORIA OPERACIONAL

OBJETIVOS Y ALCANCE DE LA AUDITORIA OPERACIONAL

Los objetivos de la auditoría operacional se pueden señalar a corto y mediano plazo.

Objetivos a Corto Plazo

Diagnosticar y formular recomendaciones profesionales para mejorar la eficacia, la economía y la eficiencia de las operaciones involucradas en los hallazgos Este objetivo se logra al finalizar un trabajo de auditoría operacional.

Objetivos a Mediano y Largo Plazo

Lograr la prosperidad razonable de la empresa o entidad. La prosperidad razonable de una empresa pública de carácter mercantil se observará en la mejora de los beneficios económicos (rentabilidad) y en una entidad u organismo público (sin ánimo de lucro) en la mejora de la prestación del servicio a la comunidad (valor a cambio de dinero).

Alcance de la Auditoria Operacional

El alcance de la Auditoría Operacional es ilimitado. Todas las operaciones o actividades de una entidad pueden ser auditadas, sin considerar que sea una operación financiera o no, y en cada hallazgo la auditoría operacional cubre todos los aspectos internos o externos que lo interrelacionan.

Esta ilimitación y la diversidad de hallazgos que pueden encontrarse, implica que, una auditoría operacional específica, puede requerir profesionales de diferentes disciplinas. Generalmente es un trabajo interdisciplinario, pero normalmente su conducción o dirección debe confiarse o contadores públicos, por su estructuración profesional en auditoría.

En la auditoría de gestión, el desarrollo concreto de un programa de trabajo depende de las circunstancias particulares de cada entidad. Sin embargo, se señalan a continuación los enfoques que se le pueden dar al trabajo, dentro de un plan general, en las áreas principales que conforman una entidad:

A) Auditoría de la gestión global de la empresa:

- Evaluación de la posición competitiva.
- Evaluación de la estructura organizativa.
- Balance social.
- Evaluación del proceso de la dirección estratégica.
- Evaluación de los cuadros directivos.

B) Auditoría de gestión del sistema comercial:

- Análisis de la estrategia comercial.
- Oferta de bienes y servicios.
- Sistema de distribución física.
- Política de precios.
- Función publicitaria.
- Función de ventas.
- Promoción de ventas.

C) Auditoría de gestión del sistema financiero:

- Capital de trabajo.
- Inversiones.
- Financiación a largo plazo.
- Planificación financiera.
- Área internacional.

D) Auditoría de gestión del sistema de producción:

- Diseño del sistema.
- Programación de la producción.
- Control de calidad.
- Almacén e inventarios.
- Productividad técnica y económica.
- Diseño y desarrollo de productos.

E) Auditoría de gestión de los recursos humanos:

- Productividad.
- Clima laboral.
- Políticas de promoción e incentivos.
- Políticas de selección y formación.
- Diseño de tareas y puestos de trabajo.

F) Auditoría de gestión de sistemas administrativos:

- Análisis de proyectos y programas.
- Auditoría de la función de procesamiento de datos.
- Auditoría de procedimientos administrativos y formas de control interno en las áreas funcionales.

CONSEJOS PARA OPTIMIZAR UN PROCESO DE AUDITORÍA

La preocupación de las empresas por recuperar la transparencia y la confianza impulsó al sector auditoría a un rol más protagónico.

En los últimos 5 años, se pasó de una auditoría interna tradicional a una auditoría interna mucho más integral y mucho más cercana a la visión de la presidencia o del board. Esto llevó a que el viejo auditor interno que antes hacía inventarios o veía reconciliaciones bancarias sin parar, ahora, pueda evaluar los riesgos de la dirección.

Hoy una auditoría empieza con una reunión de planificación en la que participan el gerente del área involucrada, representantes del área contable y también en muchas ocasiones el propio Chief Information Officer (CFO). Allí se evalúa cómo el área en cuestión administra su unidad de negocios, se establecen las fechas claves y se debate el enofoque de la auditoría en función de las áreas críticas de la empresa.
Paulatinamente, las empresas también comienzan a entender la importancia del trabajo del auditor interno para optimizar el proceso a la hora de la auditoría externa.

Qué hacer:

1. Contar con la función del auditor interno
2. Capacitar a todos los empleados de la compañía respecto a las características del negocio, y las actividades operativas de la empresa.
3. Involucrar a la alta gerencia (directores/dueños) en el negocio y la administración. Esto permite al auditor recibir, de manera directa, la visión y valores de los accionistas.
4. Amar presupuestos económicos por áreas, para que sea finalmente el CFO quien compile los resultados finales.

Qué NO hacer:

1. Evitar la excesiva confianza en personas con roles clave. Segregar las funciones importantes y aplicar un control por oposición.
2. No contar con un sistema operativo integrado: dificulta el proceso de auditoría y genera riesgos de errores o fraude. En muchos casos las empresas contienen distintos aplicativos que requieren diversas interfaces para finalmente procesar toda la información contable.
3. Desconocer el rol y las responsabilidades del auditor atentan contra la emisión de información auditada oportuna y de calidad.

EL AUDITOR INTERNO FRENTE A LAS NUEVAS TECNOLOGÍAS

Nadie duda en la actualidad de la importancia que la información tiene para las empresas. Más de 70% del valor de lo que cotiza en la bolsa de Nueva York representa activos intangibles que en buena parte están respaldados por información. De allí la relevancia que posee y la razón por la cual debe ser cuidada.
La auditoría interna apoya los objetivos de la organización a través de la revisión de la evaluación de riesgos. Pero el avance en materia de tecnologías de la información ha sido tal, que es difícil determinar cuáles son los peligros que traen asociados.
Para el auditor esto representa una dificultad. El profesional conoce los riesgos de las operaciones tradicionales de la empresa, y los puede evaluar con cierta precisión. Pero cuando se implementan nuevas tecnologías de la información, aparecen una serie de riesgos que no se pueden prever aún, que irán surgiendo con el correr del tiempo, y que se irán conociendo a través de la experiencia del impacto que tengan en la organización. ¿Pero cuál debe ser el rol del auditor interno frente a las TI o tecnologías de la información? La función tradicional del auditor se centra en los riesgos del negocio, mientras que a menudo los responsables de seguridad de tecnología se enfocan sobre aspectos más rígidos del área en la que se desenvuelven. Pero la esencia de su función determina que pierda de vista el negocio de la empresa.

Al mismo tiempo, se ha sido produciendo una evolución dentro del área de auditoría interna. Tradicionalmente siempre hubo una separación entre el auditor de sistemas y el auditor administrativo contable.

El primero realizaba todas las revisiones de procesos de tecnologías de la información, como desarrollo de sistemas, operaciones de hardware, etc., mientras que el segundo llevaba a cabo revisiones y controles sobre el negocio.

Nuevas habilidades
En la actualidad, con el avance de los sistemas administrativos basados en tecnologías de la información, el Instituto de Auditores Internos de la Argentina reconoce que los profesionales de auditoría deben, por un lado, contar con conocimientos sobre los procesos tecnológicos, y por otro, estar capacitados para utilizar y para revisar bases de datos, extrapolar información, entre otras funciones.

La evolución entonces ha sido de un trabajo aislado a uno hecho en equipo, y en la actualidad se tiende a la desaparición de las diferencias entre los auditores de de sistemas y los del área administrativo contable. Este último se sumerge directamente en los sistemas, bucea en las bases de datos, analiza temas de seguridad o controles de acceso, entre otros temas que antes quedaban reservados al área de sistemas.

Ante este escenario, para el auditor moderno los riesgos se irán planteando con el correr del tiempo. Hasta hace cinco años, por ejemplo, los temas de divulgación de datos personales no eran una preocupación de peso para las empresas, ya que tampoco existía en la comunidad una inquietud al respecto. A partir de problemas como robo de identidad y otros delitos derivados de la informática, estos peligros han cobrado relevancia y han dado paso a la creación de legislación. Así, por ejemplo, antes una empresa podía tranquilamente vender sus bases de datos o un mailing list, pero hoy en día existen restricciones en relación con el impacto sobre la imagen de la organización.

La realidad nos demuestra entonces que la eficacia y eficiencia de la evaluación de riesgos y de la auditoría interna en general estarán ligados a la capacidad de adaptación a los avances de TI.

(*) Gustavo Macagno y Adrián Girotti, del Instituto de Auditores Internos de Argentina.

OBJETIVOS DE LA AUDITORIA DE SISTEMAS DE INFORMACION

La auditoria de los sistemas de información se define como cualquier auditoria que abarca la revisión y evaluación de todos los aspectos (o de cualquier porción de ellos) de los sistemas automáticos de procesamiento de la información, incluidos los procedimientos no automáticos relacionados con ellos y las interfaces correspondientes.

El objetivo final que tiene el auditor de sistemas es dar recomendaciones a la alta gerencia para mejorar o lograr un adecuado control interno en ambientes de tecnología informática con el fin de lograr mayor eficiencia operacional y administrativa.
Naturaleza de la Auditoria de Sistemas:

La naturaleza de la función de Auditoria de Sistemas, requiere de estándares y guías específicos que permita a los auditores de sistemas uniformizar criterios de evaluación.

OBJETIVOS: GENERALES Y ESPECÍFICOS

A.   Objetivos Generales:

Ø   Buscar una mejor relación costo-beneficio de los sistemas automáticos o computarizados diseñados e implantados.

Ø   Incrementar la satisfacción de los usuarios de los sistemas computarizados.

Ø  Asegurar una mayor integridad, confidencialidad y confiabilidad de la información mediante la recomendación de seguridades y controles.

Ø  Conocer la situación actual del área informática y las actividades y esfuerzos necesarios para lograr los objetivos propuestos.

Ø  Seguridad de personal, datos, hardware, software e instalaciones.

Ø  Apoyo de función informática a las metas y objetivos de la organización.

Ø  Seguridad, utilidad, confianza, privacidad y disponibilidad en el ambiente informático.

Ø  Minimizar existencias de riesgos en el uso de Tecnología de información.

Ø  Decisiones de inversión y gastos innecesarios.

Ø  Capacitación y educación sobre controles en los Sistemas de Información.

B.   Objetivos Específicos:

1.   Participación en el desarrollo de nuevos sistemas:

·      Evaluación de controles

·      Cumplimiento de la metodología.

2.   Evaluación de la seguridad en el área informática.

3.   Evaluación de suficiencia en los planes de contingencia.

·      Respaldos, proveer qué va a pasar si se presentan fallas.

4.   Opinión de la utilización de los recursos informáticos.

·      Resguardo y protección de activos.

5.   Control de modificación a las aplicaciones existentes.

·      Fraudes

·      Control a las modificaciones de los programas.

6.   Participación en la negociación de contratos con los proveedores.

7.   Revisión de la utilización del sistema operativo y los programas

·      Utilitarios.

·      Control sobre la utilización de los sistemas operativos.

·      Programas utilitarios.

8.   Auditoria de la base de datos.

·      Estructura sobre la cual se desarrollan las aplicaciones.

9.   Auditoria de la red de teleprocesos.

10.   Desarrollo de software de auditoría.

Es el objetivo final de una auditoria de sistemas bien implementada, desarrollar software capaz de estar ejerciendo un control continuo de las operaciones del área de procesamiento de datos.

¿CUÁLES SON LOS PROBLEMAS EMPRESARIALES MÁS COMUNES?

Entre el 80 y el 100 por ciento de los inconvenientes de gestión tienen origen en inadecuados procesos de comunicación interna.

De acuerdo con una investigación realizada por la Universidad Sergio Arboleda, a cerca de 210 empresas de América Latina, los grandes damnificados de los problemas de comunicación son el clima organizacional y los programas de servicio al cliente.




Igualmente, el estudio realizado entre marzo y julio del 2007 estableció que entre un 80 y 100 por ciento de los problemas de gestión en las empresas de la región han tenido su origen en procesos de comunicación interna deficientes.




Otro de los problemas que más aquejan a las empresas Latinoamericanas es la deficiente comunicación entre las áreas que hacen parte de un mismo proceso, allí se puede ver una marcada preocupación en países como Perú, Panamá y El Salvador, donde el 32 por ciento de las empresas encuestadas, consideró que este es un inconveniente muy frecuente.




Le sigue Colombia con un 14 por ciento; mientras que Argentina y Chile lo consideraron como un problema con relativa frecuencia, presentando un 57 por ciento.




Otro de los inconvenientes presentados es la falta de expresiones de reconocimiento y motivación de los superiores inmediatos hacia los colaboradores. Perú, Panamá y El Salvador son los países en donde se presentan con mayor frecuencia este problema.




En este sentido, las empresas de estos mismos países consideran que otro inconveniente tiene que ver con las relaciones interpersonales en los equipos, pues sus directivos consideraron que éste se presenta de una forma muy marcada en un 43 por ciento.




En cuanto a las deficiencias tecnológicas, las empresas que mostraron mayor preocupación fueron las colombianas, porque el 21 por ciento de las organizaciones afirmó que esta situación se presenta de una manera muy frecuente.




El estudio también reveló que el 32 por ciento de las empresas de Colombia consideró que la carencia de información desde las directivas hacia los colaboradores, es una dificultad que está presente con frecuencia, contrario a los demás países que mostraron un balance positivo.




Finalmente la investigación concluyó que un problema común en todos los países es la carencia de retroalimentación o canales de doble vía donde los colaboradores puedan resolver sus dudas.

INEFICIENCIA EN LA COMPAÑÍA SINTOMA DE LA BAJA PRODUCCIÓN

Hay un fenómeno que le cuesta a una compañía más del 50% del esfuerzo de sus miembros del personal y ejecutivos: Es la INEFICIENCIA DE LA COMPAÑÍA, no del PERSONAL, sino de la COMPAÑÍA en su propia gestión.

Como definición básica el modelo real de la organización muestra las divisiones, departamentos, su personal, funciones y canales de comunicación. Por tal motivo para detectar y mejorar la eficiencia de la compañía y superar conflictos internos habrá que aislar tres puntos esenciales:

Primero, el personal de la compañía y su contribución a las metas de la organización. ¿Qué esperamos de nuestro personal? ¿Qué necesitamos de nuestro personal? “Esperamos contribución y soluciones”. Un personal verdadero contribuye y remueve las barreras que impidan el logro de las metas. Podemos decir que no es cierto que todo aquel personal que no contribuya sea malo o indispuesto y hemos encontrado como causa principal en la falta de contribución del personal a la deficiencia del Know – How (el cómo hacerlo) en demandar soluciones de los colaboradores.

Segundo, las divisiones o departamentos y conseguir visualizar sus flujos de movimiento en una línea de producción y ser capaz de detectar donde ocurre un “Paro” de movimiento que afecte el servicio y la eficiencia. También es vital la consecución de los Productos Finales Valiosos de cada división o departamento como acto de contribución a las metas de la compañía. Este es arte de orientar a todo un equipo hacia el producto que se espera y necesita de ellos. Un producto final valioso deberá ser intercambiable con otras entidades internas o externas. Si una división o departamento no sabe como encaja con el resto de las divisiones o departamentos reinara el caos y la ineficiencia dentro de la gestión.

Tercero, los canales de comunicación es un modelo fijo donde los puestos de trabajo originan, o reciben y retransmiten órdenes, cumplimientos e información en la compañía. Estos canales podrán ser verticales, como los canales de mando y cumplimiento, o podrán ser horizontales, como los canales de coordinación, donde cada personal comparte una posición similar. Sin embargo, la ineficiencia de los canales de comunicación hace que las prioridades de las divisiones choquen entre ellas y son causales de conflicto internos y desintegración del equipo.

Es cierto que no pondremos resolver plenamente los conflictos ni la ineficiencia en los canales de comunicación resolviendo los problemas del personal, y no resolveremos plenamente los conflictos ni la ineficiencia en las divisiones resolviendo los canales de comunicación. Para resolver cualquier situación, hay que reconocer cual es el problema.

“No hay nada de malo en trabar duro. No hay nada de malo en tener montones de comunicaciones en nuestros canales de entrada. Una organización activa los tiene. Lo que esta mal son las acciones innecesarias que traen sobrecarga de trabajo. Lo que esta mal son los errores y conflictos causados por la ineficiencia de los canales. Lo que esta mal es la indisposición inadvertida e inocentes de los colaboradores para dar soluciones a los Ejecutivo”

“Cabe decir que la organización lleva consigo otros problemas como el espacio, los materiales, las finanzas, etc. Estos y muchos otros también forman parte de los “porque” de la falta de producción. Pero los problemas que denominan a los demás son los del personal, puestos y canales. Otros problemas tienden a resolverse si estos se manejan y se organizan”

LAS EVIDENCIAS DE AUDITORIA

Las evidencias son un elemento clave en una auditoría, razón por la cual el auditor le debe prestar especial atención en su consecución y tratamiento.

La auditoría tiene como objetivo evaluar los diferentes procesos e identificar las posibles falencias y errores que estén sucediendo, hallazgos que naturalmente deben estar soportados con evidencias válidas y suficientes.

Cuando se emite un informe de auditoría, se reseñan los aspectos positivos y negativos identificados en la auditoría, y cualquiera sea el caso, los hechos  y situaciones planteados en el informe deben estar soportados.

Las evidencias recobran mayor y especial importancia, cuando lo reportado en el informe de auditoría trata sobre hechos irregulares encontrados en el proceso de auditoría, por lo que con mayor razón deben estar suficientemente respaldados por evidencias, documentos y pruebas que garanticen la veracidad de lo informado.

No hay que perder de vista que del informe de auditoría puede derivar serias decisiones por parte de las directivas de la empresa, decisiones que no pueden estar basadas en hechos que no fueron debidamente comprobados, puesto que ello podría derivar situaciones negativas para la empresa.

Supongamos que por ejemplo al realizar una auditoría se detecta un posible fraude,  hecho que se reporta en el informe,  y con base a ello la empresa decide despedir a los responsables o implicados en posible fraude según el informe de auditoría, pero luego resulta que el fraude no existió o que quienes lo cometieron no fueron los despedidos, y en consecuencia se pueda configurar un despido injustificado que acarrea un costo económico enorme a la empresa por concepto de indemnizaciones.

Una situación similar pude suceder por no disponer de evidencias contundentes que respalden el informe de auditoría.

El auditor debe ser muy profesional y responsable a la hora de valorar los hechos y las evidencias antes de emitir un informe que será la base para la toma de decisiones.

En la auditoría no se puede cometer el error de informar un hecho irregular que no existe, u omitir informar un hecho irregular  que si existe, situación que se evita si el trabajo de auditoría se basa en evidencias claras, contundentes y pertinentes.

LOS PAPELES DE TRABAJO

Aspectos definidores A lo largo de todo el trabajo de auditoría, el auditor debe guardar las pruebas evidentes de lo realizado, no solo como recordatorio fundado de su actuación con las necesarias matizaciones para emitir el informe, sino como medio de demostrar, en cualquier momento, la amplitud y la evidencia de los hechos, y poder expresar los procedimientos de auditoría utilizados, así como la interpretación dada en cada caso a los hechos, con las conclusiones obtenidas.

Estas pruebas, deben ser conservadas en lugar protegido, donde no puedan ser inspeccionadas por terceros ajenos al auditor o equipo de auditores. No deberán destruirse antes de que haya transcurrido el tiempo que establecen las obligaciones derivadas de las leyes y de las necesidades de la práctica profesional. Su destrucción o pérdida, así como la difusión no autorizada, acarrearía responsabilidad para el auditor.

Estructura de contenidos.

Cuando hablamos de papeles de trabajo, nos estamos refiriendo al conjunto de documentos preparados por un auditor, que le permite disponer de una información y de pruebas efectuadas durante su actuación profesional en la empresa, así como las decisiones tomadas para formar su opinión.

Su misión es ayudar en la planificación y la ejecución de la auditoría, ayudar en la supervisión y revisión de la misma y suministrar evidencia del trabajo llevado a cabo para respaldar la opinión del auditor.

Han de ser detallados y completos los papales de trabajo y deben estar diseñados para presentar la información requerida de forma clara y plena de significado. Estos deben elaborarse en el momento en que se realiza el trabajo y son propiedad del auditor, quien debe adoptar las medidas oportunas para garantizar su custodia sin peligro y su confidencialidad.

En cuanto a los objetivos de los papeles de trabajo podemos indicar los siguientes: - Servir como evidencia del trabajo realizado y de soporte de las conclusiones del mismo.

 

Ø  Presentar informes a las partes interesadas.

Ø  Facilitar los medios para organizar, controlar, administrar y supervisar el trabajo ejecutado en las oficinas del cliente.

Ø  Facilitar la continuidad del trabajo en el caso de que un área deba ser terminada por persona distinta de la que la inició.

Ø  Facilitar la labor de revisiones posteriores y servir para la información y evaluación personal.

Tipos de papeles de trabajo.

En función de la fuente de la que procedan los papeles de trabajo, éstos se podrán clasificar en tres grupos:

a.  Preparados por la entidad auditada. Se trata de toda aquella documentación que la empresa pone al servicio del auditor para que pueda llevar a cabo su trabajo: estados financieros, memoria, escritura, contratos, acuerdos

b.  Confirmaciones de terceros. Una parte del trabajo de auditoría consiste en la verificación de los saldos que aparecen en el balance de situación a auditar.

c.   Preparados por el auditor. Este último grupo estará formado por toda la documentación elaborada por el propio auditor a lo largo del trabajo a desarrollar: cuestionarios y programas, descripciones, detalles de los diferentes capítulos de los estados financieros, cuentas, transacciones.

Sistemas de archivo.

Un complemento necesario a los papeles de trabajo lo constituye el archivo de trabajo. En él deben figurar recopilados todos los documentos utilizados en la actuación profesional, así como cuantas informaciones se consideren de interés, tanto para el presente como para el futuro.

Se pueden distinguir dos tipos de archivos: expediente de ejercicio y permanente.

El contenido de este archivo se refiere a documentos y papeles de trabajo cuya vigencia se limita al período de realización de la auditoría.

a.  Archivo general

Agrupa toda información referente a la organización de la auditoría, al mismo tiempo recogerá la documentación en la que se han ido reflejando los principales problemas que se han planteado en la ejecución de la auditoría y las conclusiones a las que a ha ido llegando el auditor. De esta forma, podríamos destacar como apartados importantes de la sección general del expediente del ejercicio:

Ø  Estados financieros a auditar

Ø  Proceso de planificación y programas de auditoría

Ø  Informe sobre el sistema de control interno contable

Ø  Indicación de quién realizó los procedimientos de auditoría y cuándo fueron realizados

Ø  Constancia de que el trabajo realizado por colaboradores ha sido supervisado y revisado

Ø  Puntos de informe

Ø  Correspondencia con el cliente y resumen de las conversaciones mantenidas

Ø  Hechos posteriores

Ø  Terminación de la auditoría

b.     Archivo por áreas de trabajo

En este segundo apartado se agruparán todos los papeles de trabajo que recogen la información relativa a cada una de las áreas en que se ha dividido la empresa a efectos de la realización del mismo. Los puntos en que se ha de dividir esta sección serán:

1.  Resumen de las partidas de los estados financieros:

2.  Programas de auditoría para cada área

3.  Pruebas de cumplimiento sobre saldos

4.  Arqueos, conciliaciones, confirmaciones, inventarios, etc.

El archivo permanente

Su finalidad es organizar los papeles de trabajo, de manera que se cuente con la información necesaria en cualquier momento sobre la empresa auditada.

Cuando el auditor interviene de forma continuada en una empresa, debe poner al día los datos, recogiendo los cambios que se produzcan y agregando los nuevos que sean de interés.

Entre otros datos, el archivo permanente deberá contener:

Ø  Copia de los estatutos y de otros documentos de naturaleza jurídica, referidos a la vida social

Ø  Otros documentos legales y contratos importantes

Ø  La descripción de la empresa y de su actividad

Ø  Un organigrama con la estructura de la dirección y la distribución de las principales funciones

Ø  La descripción del sistema contable, incluyendo, en su caso, el tratamiento mediante ordenador

Ø  Un cuestionario detallado de control interno o cualquier otro medio que permita apreciar la fiabilidad

Ø  Una carta-propuesta, que exponga la manera en que el auditor conciba el trabajo a ejecutar y las responsabilidades que asumirá

Ø  La respuesta del cliente, en que se recoja su conformidad a la propuesta

Ø  La correspondencia o notas de las entrevistas con el cliente relacionadas con los problemas de control interno

Ø  Los principios contables seguidos, la evolución de los principales ratios, de los beneficios y de las cuentas de reserva

Ø  La descripción y justificación del procedimiento de auditoría seguido

Ø  Indicaciones sobre las principales cuestiones puestas de manifiesto con motivo de cada auditoría, y la forma en que se trataron y resolvieron.

ANÁLISIS DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA (AGAD) O AUDITORIA ADMINISTRATIVA

Se refiere de acuerdo al análisis y apreciación del Dr. José Ruiz Roa al: "examen de la estructura administrativa o de sus componentes, para evaluar el grado de eficiencia y eficacia con el cual se están cumpliendo la Planificación, la Organización, la Dirección, la Coordinación, la Ejecución y el Control de los objetivos trazados por la empresa, para corregir las deficiencias que pudieran existir, tendiendo al mejoramiento continuo de la misma, optimizando la productividad hasta lograr la calidad total y su control, mediante la mejor utilización de los recursos disponibles, conforme a procedimientos encuadrados dentro de normas y políticas de la verdadera administración".

Por su parte Franklin, indica que: "la auditoria administrativa es la revisión analítica total o parcial de una organización con el propósito de precisar el nivel de desempeño y perfilar oportunidades de mejora para innovar valor y lograr una ventaja competitiva sustentable".

Se puede apreciar entonces como este resulta en un tema con plena vigencia, el cual debe ser del dominio del gerente de hoy, en el sentido de concientizar como marcha la organización desde un punto de vista global.

Objetivo del AGAD

En un sentido general, se orienta a la corrección de deficiencias en la organización empresarial y producir mejoras en el funcionamiento administrativo, para optimizar los tiempos, costos y alcanzar la calidad deseada.

Etapas del AGAD

El AGAD o Auditoria Administrativa presenta una etapa inicial de planificación, en la cual se lleva a cabo la reunión respectiva con la alta gerencia de la organización objeto del AGAD. Posteriormente se realiza el examen preliminar que incluye el recorrido por las instalaciones de la empresa, la aplicación de los cuestionarios y las entrevistas de rigor. Asimismo se debe contemplar lo relativo al examen del control interno determinándose las áreas críticas para proceder de ésta forma a llevar a cabo el examen en profundidad de las áreas que de acuerdo a los análisis previos presentan dificultad, independientemente del grado de dificultad que las afecte. Por último se extraen las conclusiones y recomendaciones que se presentarán con el Informe final.

Programa general para desarrollar un AGAD

1.     Constitución de la empresa: se verifica toda la documentación legal de la empresa para extraer los aspectos de mayor importancia.

2.     Posición de la institución: que ocupa en el ámbito nacional e internacional.

3.     Organización: estructura general por divisiones y departamentos.

4.     Objetivos, planes y políticas: se determina que estén definidos claramente y de forma precisa.

5.     Finanzas: se verifica el cumplimiento de la programación prevista.

6.     Control: se verifica la existencia de controles y frecuencia de elaboración.

7.     Recursos humanos: se verifica las políticas de personal y el manejo del mismo.

8.     Medios físicos: determinación de los medios físicos existentes y la razonabilidad de la inversión realizada en este sentido.

Informe final del AGAD

En principio este debe presentar como características fundamentales: ser oportuno, conciso, simple y claro de entender, con el mayor grado de exactitud, constructivo, útil para la toma de decisiones, basado en evidencias e integral en cuanto a su contenido.

La estructura general de dicho informe debe contemplar: Síntesis, Objetivos, Elementos técnicos considerados, Procedimientos aplicados, Observaciones, Propuestas, Colaboración del personal de la empresa y Anexos.